Guardadlo no lo pierdas

Guardar un documento es una de las palabras que a menudo se escucha en informática, cuando se diseña un documento en la oficina, en la escuela o en la casa y no queremos que se pierda la información se tiene que guardar en un archivo, ya sea con el propósito de tener un historial de seguimiento o para continuar después con el trabajo.

También se utiliza el término “guardar” como respaldo de información. En esta sección aprenderemos a utilizar esta herramienta de diversas formas para rescatar los archivos que se diseñan en las empresas, escuelas, etc.

Pregúntate lo siguiente:

1. ¿En qué momento se debe guardar un documento?
2. ¿De qué forma se puede guardar en un procesador de textos?
3. ¿Con qué nombres se puede identificar un archivo?
4. ¿En qué parte del disco duro o discos secundarios se puede guardar?

Lo más lógico es adaptarnos a los recursos que en ese momento se presenten y elegir la herramienta más adecuada.

Existen dos formas de guardar tu trabajo: Guardar como y Guardar.

En el caso de un documento sin nombre que no ha sido guardado, ambas opciones funcionan exactamente igual. Pero cuando ya se ha asignado un nombre las opciones funcionan de manera un tanto diferente.

Guardar como, te permite darle otro nombre y ubicación a la presentación. La opción Guardar solamente la actualiza, dejando el mismo nombre y conservándola en el mismo lugar, sin preguntar nada. Está representado por el ícono  en la barra de herramientas de Acceso rápido.

Cuando guardes por primera vez tu presentación sigue este procedimiento:

1. Haz clic al  Botón Office y selecciona la opción Guardar o también puedes pulsar sobre el botón , cualquiera de estas opciones abre el cuadro de diálogo Guardar como.

2. Escribe el nombre que elegiste para tu documento en el cuadro Nombre de archivo, éste puede tener hasta 255 caracteres alfanuméricos, además de espacios. Los únicos caracteres que no acepta un nombre de archivo son: barra (/), barra inversa (\), signo mayor que (>), signo menor que (<), asterisco (*), signo de interrogación de cierre (?), comillas (" "), barra vertical (|), dos puntos (:) y, punto y coma (;). Ten en cuenta que el programa no distingue entre mayúsculas y minúsculas.

3. Selecciona la ubicación dónde deseas guardar tu documento. En wXP, utiliza el cuadro de lista desplegable Guardar en para guardar la presentación en un disco flexible, CD o en otra carpeta. En wVista o w7, utiliza el Panel de Navegación o la Barra de Direcciones.

4. Has clic en Guardar.

Después de que hayas guardado tu documento aparecerá el nombre del archivo en la barra de título de Word. El programa también asigna la extensión .DOCX al final del nombre del archivo, esto permite identificar al archivo como un documento de Word.

Así se muestra un archivo de Word en el Explorador, y su extensión es DOCX 

Una vez que hayas guardado tu documento puedes continuar trabajando, ir guardado los cambios conforme vayas avanzando, utiliza la opciónGuardar frecuentemente o después de alguna modificación importante; de esta forma te aseguras de no perder información en caso de alguna falla eléctrica o de otro tipo. Existen dos maneras para realizar este proceso:

1. Botón de Office•Guardar
2. Clic en el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido.

En forma predeterminada, Word graba todas los documentos en la unidad de disco duro C:\ en la carpeta Mis documentos. Si deseas guardar tu documento en una memoria USB, disco óptico o en otra carpeta, debes indicar la nueva ubicación, seleccionando otra unidad de disco o carpeta.

También puedes modificar la ubicación predeterminada (C.\Mis documentos) que tiene el programa para grabar los documentos, así como fijar un determinado número de minutos para crear una copia de autorecuperación como medida de seguridad para evitar perder la información. Este procedimiento es muy sencillo de realizar:

1. Selecciona el botón de Office.
2. Haz clic en el boton Opciones de Word.
3. Escoge la opción Guardar dentro del cuadro de dialogo que aparece:

4. Establece el tiempo en que desees que se realice el proceso de Guardar información de Autorrecuperar cada X minutos.

5. Como puedes apreciar en el cuadro de texto Ubicación de archivo predeterminada aparece la ruta de guardado. Modifica en este cuadro de texto la ruta, por ejemplo, si quieres guardar tus documentos en una carpeta que se llame Tareas escribe C:\Tareas. De esta forma estarás estableciendo una nueva ruta de guardado.

6. Selecciona el botón Aceptar para aplicar la modificación.