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Podcast 08 "Mejoramos para ti"

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Numero de pagina

Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las páginas para poder referenciarlas, ese número es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este número de página no aparece en el documento.

Si queremos que los números de página aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos desde la pestañaInsertar, desplegando la opción Número de página y eligiendo dónde queremos que aparezca el número.

Al seleccionar una ubicación se despliega una lista de formatos prediseñados para que elijamos el que más nos guste.

También podemos insertar el número de página editando el encabezado o pie (según dónde queremos colocar el número de página) y seleccionar la opción Número de página de la pestaña Diseño:

Y seguir los mismos pasos que antes, para seleccionar la ubicación y formato del número de página.

Existe una gran cantidad de formatos prediseñados asociados a cada ubicación, estos están organizados por secciones para facilitarnos la localización del formato que buscamos.

En la sección Simple tenemos números simples con diferentes alineaciones.

En la sección Con formas, los números se escriben dentro de una forma, por ejemplo con cinta: .

En la sección Número sin formato, tenemos los números de página a los cuales se les aplica algún tipo de formato  .

En la sección Página X, el número de página viene acompañado de la palabra Página o Pag, por ejemplo .

En la sección Pagina X de Y, se añade además el número total de páginas del documento, por ejemplo  .

Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable asociada a cada ubicación pueden variar de una ubicación a otra, la ubicaciónFinal de página dispone de más formatos.

Para ver los encabezados y pies de página en la pantalla de nuestro ordenador tenemos que estar en modo vista Diseño de Impresión donde se ven en un tono más claro que el texto normal.

Una vez insertado el número de página podemos variar su formato con la opción Formato del número de página.

Al seleccionarla, se abre una ventana como la que se encuentra a continuación.

• Al hacer clic sobre el triángulo del campo Formato de número se despliega una lista con posibles formatos predeterminados para que seleccionemos el formato que más nos guste.

Tenemos dos alternativas para indicar en qué número empezará la numeración de las páginas:

1.- Continuar desde la sección anterior (o empezar desde uno, si ésta es la primera sección).

2.- Iniciar en el número que especifiquemos en la opción Iniciar en:

Si tenemos estructurado nuestro documento en capítulos, también podemos incluir el número del capítulo junto con el de la página, marcando la casilla Incluir número de capítulo y seleccionando un formato.

Encabezados y pies de pagina

Los encabezados y pies de página son áreas de los márgenes superior, inferior y laterales de cada página de un documento.

En los encabezados y pies de página puedes insertar texto o gráficos, o bien cambiarlos. Por ejemplo, puedes agregar números de página, la hora y la fecha, el escudo de tu escuela, el título del documento, el nombre del archivo o el nombre del autor.

Si deseas cambiar un encabezado o pie de página que hayas insertado, la ficha Encabezados y pies de página situada bajoHerramientas para encabezado y pie de página proporciona más opciones para manipular estos elementos.

Insertar o cambiar encabezados o pies de página.

Puedes insertar encabezados o pies de página prediseñados en el documento y cambiar fácilmente los diseños de encabezado y pie de página. O bien, puedes crear tu propio encabezado o pie de página con un logotipo de la escuela y un aspecto personalizado, y guardar el encabezado o pie de página nuevos en la galería.

Insertar el mismo encabezado y pie de página en todo un documento

1. En la ficha Insertar, en el grupo Encabezado y pie de página, haz clic en Encabezado o en Pie de página.

2. Haz clic en el diseño de encabezado o pie de página que más te guste o que deseas usar.

El encabezado o el pie de página se insertan en todas las páginas del documento. En caso necesario, puede dar formato al texto del encabezado o del pie de página seleccionando el texto y utilizando las opciones de formato de la minibarra de herramientas.

Insertar texto o gráficos en un encabezado o pie de página y guardarlo en la galería

1. En la ficha Insertar, en el grupo Encabezado y pie de página, haz clic en Encabezado o en Pie de página.

2. Inserta texto o gráficos.

3. Para guardar el encabezado o el pie de página creados en la galería de opciones de encabezado o pie de página, seleccione el texto o los gráficos del encabezado o del pie de página y, a continuación, haga clic en Guardar selección como nuevo encabezado o en Guardar selección como nuevo pie de página.

Cambiar encabezados o pies de página

1. En la ficha Insertar, en el grupo Encabezado y pie de página, haz clic en Encabezado o en Pie de página.

2. Haz clic en un diseño de encabezado o pie de página incluido en la galería.

El diseño de encabezado o pie de página se cambia en todo el documento.

Quitar el encabezado o el pie de página de la primera página

1. En la ficha Diseño de página, haz clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Configurar página y, a continuación, haz clic en la ficha Diseño.

2. Activa la casilla de verificación Primera página diferente que aparece bajo Encabezados y pies de página.

Los encabezados y pies de página se quitan de la primera página del documento.

Hacer que sean distintos los encabezados o pies de página de las páginas pares e impares

Por ejemplo, podrías decidir utilizar el título del trabajo en las páginas impares y en las páginas pares la materia y tu nombre .

1. En la ficha Diseño de página, haz clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Configurar página y, a continuación, haz clic en la ficha Diseño.
2. Activa la casilla de verificación Pares e impares diferentes.

Ahora puedes insertar el encabezado o el pie de página para las páginas pares en una página par y el encabezado o pie de página para páginas impares en una página impar.

Cambiar el contenido de un encabezado o un pie de página

1. En la ficha Insertar, en el grupo Encabezado y pie de página, haz clic en Encabezado o en Pie de página.

2. Realiza los cambios que necesites en el encabezado o pie de página seleccionando el texto y modificándolo, o utilizando las opciones de la minibarra de herramientas para dar formato al texto. Por ejemplo, puedes cambiar la fuente, aplicarle formato de negrita o aplicar un color de fuente distinto.

Quitar los encabezados o los pies de página

1. Haz clic en cualquier lugar del documento.

2. En la ficha Insertar, en el grupo Encabezado y pie de página, haz clic en Encabezado o en Pie de página.

3. Haz clic en Quitar encabezado o en Quitar pie de página.

El encabezado o los pies de página se quitan de todo el documento.

Trabajar con encabezados y pie de página en un documento con varias secciones

En un documento con secciones (sección: parte de un documento en el que establece determinadas opciones de formato de página. Puedes crear una nueva sección cuando desees cambiar propiedades como la numeración de líneas, el número de columnas o los encabezados y pies de página.), puedes insertar, cambiar y quitar diferentes encabezados y pies de página para cada sección. O bien, puedes utilizar el mismo encabezado o pie de página para todas las secciones.

Si no estás segur@ de si el documento tiene secciones:

1. haz clic en Borrador en la barra de estado.
2. En la ficha Inicio, dentro del grupo Buscar, haz clic en Ir a. Haz clic en Sección y, a continuación,
3. en Siguiente para buscar los saltos de sección que haya en el documento.

Para crear saltos de sección, haz clic en el lugar del documento donde deseas colocar una sección. En la ficha Diseño de página, en el grupoConfigurar página, haz clic en Saltos.

Crear un encabezado o pie de página diferente para una parte del documento

1. Haz clic en la sección para la que desee crear un encabezado o pie de página distinto.
2. En la ficha Insertar, en el grupo Encabezado y pie de página, haz clic en Encabezado o en Pie de página.
3. Haz clic en Editar encabezado o en Editar pie de página.4. En la ficha Encabezados y pies de página, dentro del grupo Exploración, haz clic en Vincular al anterior  para eliminar la conexión entre el encabezado y el pie de página de la sección nueva y el de la anterior.
5. Cambia el encabezado o el pie de página existente o crea uno nuevo para esta sección.

Utilizar los mismos encabezados y pies de página para cada sección del documento

1. Haz doble clic en el encabezado o en el pie de página que deseas hacer que sea igual que el de la sección anterior.
2. En la ficha Encabezados y pies de página, dentro del grupo Exploración, haz clic en Anterior  o en Siguiente  para ir al encabezado o pie de página que desea cambiar.
3. Haz clic en Vincular al anterior  para volver a conectar el encabezado y el pie de página de la sección actual con el de la sección anterior.
4. Office Word 2007 preguntará si deseas eliminar el encabezado y el pie de página y establecer conexión con el encabezado y pie de página de la sección anterior. Haz clic en Sí.

Dale un nuevo aspecto a tu documento

Cuando se inicia la captura de un texto, o escrito, se recomienda que se configure el tamaño del papel, orientación y márgenes para evitar problemas de presentación al terminar la captura de la información o al realizar la impresión. El diseño de página se refiere a la parte estética, es darle formato al documento para que la presentación del mismo sea la mejor posible.

Es importante no olvidar que cuando ingresamos texto en un documento Word es como si lo hiciéramos en una hoja de papel, solo que la información se guarda en un archivo dentro de nuestra computadora. Posteriormente esa información puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y unos márgenes los cuales no podemos sobrepasar, al igual que en una hoja de papel.

Estos márgenes se definen en la pestaña Diseño de página, en el bloque de herramientasConfigurar página, se nos muestra las herramientas con las que se puede modificar Márgenes, Orientación, Saltos de página, Tamaño,Números de línea, Columnas y Guiones.

Iniciaremos con la configuración del Tamaño de la Página. Al hacer clic en el botón Tamaño, se abre una lista de Tamaños predeterminados. Sin embargo, si ninguno de los tamaños predeterminados se ajusta a nuestras necesidades, se puede personalizar el tamaño de la hoja, haciendo clic en la opción Más tamaños de papel.

En cuanto a los márgenes, éstos se definen también dentro de la pestaña Diseño de página, seleccionado el botón Márgenes que se muestra en el bloque de herramientas Configurar página.

En el cuadro de diálogo de la pestaña Márgenes podemos fijar los márgenes tecleando los cm. deseados en cada campo.

• Superior: debemos indicar la distancia entre el borde superior de la página y la primera línea del documento.
• Inferior: indicaremos la distancia entre la última línea del documento y el borde inferior de la página.
• Izquierdo: introduciremos la distancia entre el borde izquierdo de la página y el principio de las líneas del documento.
• Derecho: indicaremos la distancia entre el borde derecho de la página y el final de las líneas del documento.
• Encuadernación. Es un espacio adicional para cuando vamos a utilizar las páginas para encuadernar un libro.
• Posición del margen interno. Posición del margen interno, normalmente se refiere al margen de encuadernación.
• Orientación. Aquí indicamos si la página tiene orientación vertical (la más usual) o horizontal (también llamada apaisada).
• Páginas. Podemos establecer varias páginas, en ese caso tenemos varias opciones: Márgenes simétricos, Dos páginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrará claramente en que consisten.
• En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dará una idea bastante aproximada de cómo afectan los cambios que hemos introducido al diseño de la página.
• Si pulsamos el botón Predeterminar, los valores actuales serán los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos.

En la pestaña Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar para la impresora, A4, Carta, etc. y también labandeja de la que tomará el papel la impresora, en caso de que tenga más de una, en la imágen de la derecha se muestra una impresora que posee 2 bandejas de papel:

En la pestaña Diseño fijaremos la posición de Encabezados y pies de página. Hemos dicho que fuera de los márgenes no se puede escribir, pero hay una excepción, los encabezados y pies de página se escriben en la zona de los márgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de página, debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los márgenes.

Los encabezados y pies de página son un texto, generalmente de una o dos líneas, que se repite en todas las páginas, donde se suele indicar cosas como el título del documento, el autor, etc. Los veremos con detalle en el punto correspondiente de esta unidad. Si vamos a utilizar encabezados o pies de página deberemos ir a la pestaña Diseño y en ese cuadro de diálogo rellenaremos los campos correspondientes:

• Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde superior del papel y la primera línea del encabezado.
• Pie de página: diremos los cm. que deben quedar entre la última línea del pie de página y el borde inferior de la página.

• Una vez fijados todos los parámetros que acabamos de ver para apreciar el efecto global de los márgenes en nuestro documento debemos pasar a vista de Diseño de impresión.

Esta imagen es un ejemplo de vista Diseño de impresión de una página con encabezado y pie de página.

Podemos observar como en las reglas horizontal y vertical hay una zona más oscura que indica el tamaño de los márgenes.

También se puede ver como la línea del encabezado queda dentro de la zona del margen superior, y la línea del pie de página queda dentro del margen inferior.

• Desde esta vista también se pueden modificar los márgenes. Para modificar el margen superior basta colocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la zona más oscura que identifica el margen, y cuando el cursor tome la forma de una doble flecha, hacer clic y arrastrar hasta la nueva posición del margen.

Para el resto de los márgenes repetir la operación, pero poner especial cuidado en el margen izquierdo para no mover los iconos de sangrías que están también en la misma zona.

¡No lo encuentro!

La búsqueda de archivos en una computadora es muy útil ya que en ocasiones no se sabe dónde se dejó el archivo que se grabó aprisa el día anterior o nos encontramos con el problema de que no se encuentra ya que “Alguien tomó la computadora y lo borró”, esto a menudo se escucha en las empresas, trabajos, escuelas etc.

Puedes emplear varias formas para localizar un archivo, una de ellas es ubicar un programa especial para la búsqueda de archivos, tal como el explorador de Windows. Una de las formas más comunes de realizar la búsqueda es tratar de localizar la carpeta en dónde fue guardado el archivo.

Actualmente y debido a las actualizaciones en los sistemas operativos existen algunas diferencias cuando utilizamos las herramientas de búsqueda en wXP y wVista o w7 (estos 2 últimos son muy similares).

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Procesos de búsqueda de archivos en el sistema operativo Windows XP (wXP):

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Se requiere localizar en el explorador de Windows el archivo “Guía2_word”

Los requisitos principales para localizar archivos son:

• Saber en qué unidad de la computadora fue grabado.
• Saber en qué carpeta o subcarpeta fue guardado.
• Saber el nombre del archivo a localizar.

En este caso localizaremos el archivo “COMPETENCIASCOBAEJ” diseñado en PowerPoint.

Suponiendo que se conoce la ubicación del archivo por que hace días se trabajo en la computadora y se recuerda perfectamente la carpeta y subcarpeta, así como el nombre del archivo, y además se sabe que el documento fue grabado en un CD-ROM entonces el usuario deberá seguir la ruta o dirección que se conoce para localizarlo:

También se puede identificar la ruta de los archivos como se muestra en la figura, es decir, cuando se busca un determinado archivo con el explorador de Windows lo que se tiene que hacer después de la búsqueda es ir al menú Ver y posteriormente presionar detalles.

La vista Detalles presenta como su nombre lo indica, en detalle la ubicación del archivo, ahora se puede ejecutar el archivo directamente.

A continuación te presentamos más ejemplos para localizar archivos en tu computadora.

Haciendo uso de algunas de las herramientas como Explorador de Windows o Buscar se pueden localizar archivos por nombre.

Con el simple hecho de escribir el nombre del archivo a localizar y presionar el botón Buscar en unos segundos obtendrás los resultados deseados.
Ahora buscaremos todos los archivos que sean del programa Word y se escribirá el asterisco y la extensión o tipo de programa en este caso *.docx

Una forma para buscar un grupo de archivos es usar la primera letra del nombre, por ejemplo, A*.docx buscará todos los archivos cuyo nombre inicie con la letra “A” y que sean de tipo Word. Ejemplo:

Si se encontró el archivo, el siguiente paso es ejecutarlo con sólo dar dos clic.

¿Que pasaría si escribes por error dos asteriscos?

La respuesta es muy sencilla, presentará todos los archivos de la computadora según la carpeta que está seleccionada para buscar.
Observa la siguiente ilustración:

Utilizando Windows 7

El Explorador es una herramienta indispensable en un Sistema Operativo ya que con ella podemos organizar y controlar los archivos y carpetas de los distintos sistemas de almacenamiento que dispongamos, como puede ser el disco duro, la unidad de CD, la unidad de DVD, la memoria USB, etc.

El Explorador de Windows también es conocido como el Administrador de Archivos. A través de él podemos ver, eliminar, copiar o mover archivos y carpetas.

Te aconsejamos que prestes especial atención a este tema por su gran importancia.

Puedes abrir el Explorador de varias formas, por ejemplo:

Desde el botón Iniciar se puede encontrar al:

• Hacer clic en Todos los programas, clic en la carpeta Accesorios y buscar .
• Hacer clic en el programa  si aparece directamente en el menú.
• Hacer clic en cualquiera de los accesos a carpetas personales: Tu usuario, Documentos, Imágenes, Música o desde la opciónEquipo.
• Si dispones de uno, haciendo doble clic sobre su acceso directo en el escritorio.
• Pulsando las teclas rápidas Windows + E.

Las computadoras de hoy en día permiten almacenar gran cantidad de información por lo que se aconseja tenerla bien clasificada si después queremos encontrarla con cierta facilidad.

Aunque tengamos muy bien clasificada la información, puede que alguna vez no encontremos algún archivo o carpeta. Para ello Windows incorpora la función Búsqueda que nos permitirá encontrar la información que deseemos lo antes posible: equipos en la red, personas en la libreta de direcciones, páginas en Internet, etc.

La búsqueda fue uno de los aspectos que más se mejoró en Windows Vista, por lo que en Windows 7 se mantienen sus características y funcionamiento.

Cuando realizamos una búsqueda, el sistema tiene en cuenta el lugar desde donde se realiza para ofrecer los resultados. Debido a esto, aunque dispongamos de varias cuadros de búsqueda en diferentes lugares, deberemos elegir el más indicado dependiendo de lo que queramos buscar. Por ejemplo, si estamos en el Panel de Control buscará preferentemente entre las opciones del panel de control, si estamos en el botón Inicio buscará preferentemente programas y si estamos en una biblioteca buscará dentro de ella.

Buscar en el Explorador de Windows

Para buscar archivos o carpetas podemos utilizar el cuadro de búsqueda del Explorador de Windows. Recuerda que se encuentra en la parte superior derecha:

La forma de realizar una búsqueda es la siguiente:

1. Situarnos en la carpeta que contenga la información a buscar. Por ejemplo, en la biblioteca de imágenes para buscar en su contenido, incluidas las subcarpetas.
2. Hacer clic en el cuadro de búsqueda para indicar que vamos a escribir en él.
3. Escribir el nombre del archivo que buscamos.

El primer paso es situarnos en la carpeta adecuada, esto es importante porque cuando realizamos una búsqueda mediante esta caja sólo se busca en la carpeta en que estamos situados y en sus subcarpetas. Es decir, si estamos en la biblioteca música y buscamos un archivo de la biblioteca imágenes, no lo encontrará. En cambio, si la biblioteca música tiene 30 carpetas con canciones en su interior, sí que podría encontrar en ellas el título que hayamos indicado.

No es necesario, obviamente, que vayamos a la carpeta exacta donde el archivo está situado, porque si lo supiéramos no necesitaríamos buscar nada, pero sí debemos abrir una carpeta que tenga el archivo en alguno de sus subniveles.

Cuando escribimos el nombre del archivo que buscamos nos daremos cuenta de que la búsqueda se realiza directamente, sin pulsar ningún botón. Windows 7 desencadenará la búsqueda de forma automática. Esto nos permite que no haga falta que terminemos de escribir el nombre, a cada letra que escribamos el sistema irá mostrando resultados. Por ejemplo, si queremos buscar el archivo Crisantemo, es posible que al escribir "cri" ya lo hayamos encontrado. Este sistema permite que ahorremos tiempo.

Si buscamos, por ejemplo, Crisantemo en la biblioteca Documentos, en nuestro caso muestra los siguientes resultados: 04_teoria, 05_teoria. ¿Por qué sucede esto si estos archivos no se llaman así? No se debe a ningún error, se debe a que Windows 7 no sólo busca en el nombre del archivo, también busca dentro del archivo, y estos dos archivos contienen la palabra Crisantemo.

Si no hemos encontrado lo que buscábamos o queremos refinar la búsqueda podemos desde la opción que aparece cuando estamos escribiendo, más adelante lo veremos con detalle.

Los resultados de la búsqueda aparecerán en la lista de archivos del Explorador, y por lo tanto las operaciones que podemos realizar sobre estos archivos o carpetas resultado de una búsqueda son las mismas que sobre cualquier otra carpeta o archivo del Explorador. Podremos copiar, eliminar, cambiar de nombre, ejecutar el archivo, podremos configurar la ventana de los resultados, podremos elegir los campos que queremos visualizar, elegir el tipo de vista, etc.

Si observamos la ventana del Explorador y los diferentes elementos que ya conocemos, apreciamos que:

• En la barra de direcciones nos indica que los archivos que estamos visualizando son el resultado de una búsqueda.
• En el cuadro de búsqueda nos aparece una opción para Agregar un filtro de búsqueda, además de un historial de las últimas búsquedas realizadas, si hemos realizado alguna. Para borrar un elemento del historial sólo tenemos que pasar el cursor del ratón ella y pulsar la tecla SUPR.
• El panel de detalles nos muestra el número de elementos que se han encontrado.
• La zona de lista de archivos que muestra el resultado nos ofrece la posibilidad de Buscar de nuevo en distintos lugares o de personalizar la ubicación.
• Y desde la barra de herramientas podemos ver el botón Guardar búsqueda.
• Cuando no estamos buscando se muestra una lupa en el cuadro de búsqueda, pero cuando escribimos en él, la imagen cambia por una pequeña cruz. Para cerrar una búsqueda y por lo tanto hacer que los resultados obtenidos desaparezcan debemos hacer clic sobre la cruz .

Para buscar programas instalados en nuestro ordenador lo que hacíamos en antiguas versiones de Windows era ir al botón Iniciar, hacer clic en Todos los programas, y elegir el que estamos buscando de la lista. Este proceso a veces puede resultar farragoso, por lo que resulta más rápido y cómodo buscarlo desde la caja de búsqueda del menú Inicio.

Además de programas, también se pueden buscar archivos y carpetas, pero tenemos que tener en cuenta que utilizando la búsqueda del menú Inicio no nos situamos en ninguna carpeta, como hacíamos en el Explorador de Windows. Esto quiere decir que Windows 7 buscará por todo el equipo y dispositivos para encontrar lo que buscamos, por lo que puede provocar que la búsqueda se demore.

En definitiva, esta herramienta es especialmente útil para buscar programas, ya que, aunque el archivo ejecutable del programa no se llame como hemos escrito, lo encuentra. Por ejemplo, nos encuentra el programa Notas rápidas, a pesar de que el nombre real del ejecutable es StikyNot.exe.

Para comenzar a buscar sólo tienes que empezar a escribir lo que quieres buscar, automáticamente Windows comenzará la búsqueda y mostrará los resultados de forma similar a como puedes ver en la imagen de la izquierda.

En nuestro caso, queríamos arrancar el programa Notas rápidas y habíamos introducido las primeras letras "notas". En los resultados de la búsqueda se encuentra en segundo lugar. Muestra el icono del programa y su nombre.

La búsqueda la podemos realizar igualmente por el nombre del programa, o por el del archivo ejecutable.

Observa que los resultados de la búsqueda se agrupan por tipo. En el ejemplo de la imagen vemos resultados dentro de las categorías Programas, Panel de Control, Documentos y Archivos. Las categorías que se muestren dependerán de los elementos que haya encontrado. Esta agrupación nos facilita el detectar de una forma rápida lo que estamos buscando.

Al pulsar sobre uno de los resultados de la búsqueda, se ejecutará. Si es un programa se abrirá y si es un archivo se abrirá con el programa que indique el icono que muestra. Si lo que queremos hacer es ver dónde se encuentra ese archivo realmente podemos hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la opción que nos interesa y pulsar o bien Abrir la ubicación del archivo, para abrir la carpeta que lo contiene o pulsar Propiedades, para consultar la ruta.

Bajo los resultados, encontramos la opción Ver más resultados. Si la pulsamos se abrirá el Explorador de Windows con más elementos resultantes de la búsqueda, que Windows ha supuesto que son de menor relevancia. La palabra que hayamos buscado la mostrará resaltada en cada uno de los archivos encontrados.